Um Projekte agil abzuwickeln, muss nicht die gesamte Organisation nach Scrum arbeiten. Allerdings müssen sich agile Teams selbst organisieren dürfen. Die Organisation gibt den Rahmen vor, also die Herausforderungen, die die Scrum-Teams lösen sollen, das Budget und die Zeit. Innerhalb dieses Rahmens steuern sich die Mitarbeitenden selbst. Dabei sind die Teams gut organisiert, wenn alle wissen, was sie zu tun haben, und sich weder über- noch unterfordert fühlen. Da die Aufgaben täglich neu justiert werden, arbeiten agile Teams sehr flexibel.
Keine Angst vorm Tag X: die Delfinarbeitsweise
Verbunden ist diese Flexibilität mit einem sehr hohen Maß an Kontrolle, da die Ergebnisse mindestens einmal täglich im Team besprochen werden. Und anders als in herkömmlichen Projekten bekommt das Unternehmen engmaschig Updates. Wie ein Delfin taucht das Team regelmäßig auf, um sich anschließend in die nächste Iteration zu vertiefen. Das kann weitaus beruhigender sein, als darauf zu hoffen, dass ein U-Boot-Team am Tag X tatsächlich die gewünschten Ergebnisse präsentiert. Wenn der Delfin auftaucht, um im Bild zu bleiben, orientiert er sich jedes Mal neu. Abweichungen vom Ziel fallen schnell auf und lassen sich früh und effizient korrigieren.
Dient der gesamten Organisation: Definition of Done (DoD)
Allerdings rühren Enttäuschungen und Missverständnisse oft daher, dass Ziele und Qualitätskriterien nicht vernünftig abgestimmt werden. Die Definition of Done (DoD) beschreibt, wann ein Arbeitsergebnis dem Inkrement hinzugefügt werden darf: Ein konkreter Schritt auf dem Weg zum Projektziel, der den für das Produkt erforderlichen Qualitätsmerkmalen entspricht, ist geschafft. Vorgaben der Organisation können etwa bestimmte Sicherheitsfeatures sein oder die Anforderung, die Corporate Identity der Organisation zu beachten. Ob ein Arbeitsergebnis der DoD entspricht, liegt nicht allein im Ermessen des Scrum Teams. Es muss sich um ein vollständig nutzbares Zwischenergebnis handeln. Das rein technische Feature ist Mittel zum Zweck.
Wann legen Teams DoD fest?
Nicht selten starten Teams ohne eine DoD und entwickeln diese erst im Projektverlauf. Zu Beginn eines Projektes stehen lediglich die allgemeinen Anforderungen der Organisation fest. Mit jeder Iteration können neue allgemeine Anforderungen identifiziert werden. Diese werden dann in die Definition of Done aufgenommen. Je mehr Kriterien sie enthält, umso aufwendiger wird die Arbeit an den Aufgaben. Das Team wird langsamer. Dafür “steigt” die Qualität des Produktes. In der Praxis werden Teams im Laufe der Zeit oft schneller, weil sie im eingespielten Team besser zusammenarbeiten. Die beiden Effekte heben sich im Idealfall auf. Im Ergebnis kann so eine nachhaltige und verlässliche Geschwindigkeit erreicht werden.
Es ist folglich wichtig, die DoD nur zu erweitern, wenn es wirklich notwendig ist: Anforderungen, die vermutet, aber nicht wirklich benötigt werden, verschwenden knappe Ressourcen. Während man in der Entwicklung Annahmen durch Experimente validiert, sollte man bei DoD-Elementen nur auf der Basis von Erkenntnissen arbeiten. Da die Definition of Done eine organisatorische Richtlinie ist, können bekannte Methoden zum Einsatz kommen. Wer zum Beispiel holakratisch organisiert ist, hat mit dem Governance-Prozess ein starkes Werkzeug zur Hand.
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