Eines der Prinzipien hinter dem Manifest für Agile Softwareentwicklung lautet: „Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell.“ Das kling kontraintuitiv. Wenn du dich bei dir zuhause umschaust, wirst du deine Familie oder Mitbewohner nicht unbedingt feiern für die „Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren“. Rein praktisch erweist sich das Prinzip aber als überaus sinnvoll – auch im Haushalt. Denn so kommen wir raus aus dem Eigentlich-müssten-wir-wieder-mal-gründlich-putzen-Modus – und fangen endlich an.
Weniger ist mehr: To-dos im Kanban Board
Doch zurück zur Softwareentwicklung beziehungsweise zum Projektmanagement: Das Prinzip zielt darauf ab, möglichst wenige der To-dos im Kanban Board in die Spalte „in Arbeit“ zu ziehen. Je weniger Aufgaben zu erledigen sind, desto einfacher im Sinne von übersichtlich gestaltet sich der Arbeitstag. Da sich die Mitarbeitenden auf wenige Aufgaben konzentrieren, schließen sie diese schnell ab. Sie genießen den befriedigenden Moment, das To-do in die Spalte „done“ zu schieben, und bleiben motiviert.
Doch wie groß sollten die einzelnen Arbeitspakete sein? In der Praxis hat sich die Faustformel bewährt, dass Arbeitspakete maximal einem halben Sprint entsprechen. Idealerweise sollte das Team sie so bemessen, dass sie sich sogar an einem Tag fertigstellen lassen. Dabei empfehlen wir, von sechs Stunden auszugehen. Dann ist auch ein Puffer für Meetings, kleine Aufgaben und so weiter eingeplant. Mitarbeitende können leichter Aufgaben voneinander übernehmen, da immer abgeschlossene Zwischenstände vorliegen. Das ist nützlich im Falle ungeplanter Abwesenheiten oder beim Einsatz von Teilzeitpersonal.
Transparenz minimiert Risiken
Die Pakete lassen sich nicht nur praktikabel abarbeiten, sie erhöhen auch die Kontrolle, da die Ergebnisse aller regelmäßig auf den Tisch kommen und besprochen werden. Die Positionsbestimmung im Sprint wird leichter. Das fördert das Selbstmanagement. Dank dieses schnellen Feedbacks wird das Produkt durch die Intelligenz des Teams immer besser. Wichtig ist, dass sich die Pakete messen lassen und das zu erreichende Tagesziel möglichst wenig Interpretationsspielraum bietet.
Es versteht sich von selbst, dass es auch eine Mindestgröße gibt. Zu kleine Arbeitspakete unterfordern die Mitarbeitenden und verursachen einen zu hohen Verwaltungsaufwand. Es lohnt sich, den Arbeitspaketen genügend Aufmerksamkeit zu widmen. Denn ihr Zuschnitt wirkt sich entscheidend auf den Projekterfolg aus. Je kleiner die Arbeitspakete, desto höher die Transparenz. Dank schnellerer Inspektion und damit auch Adaption wird das Projekt agiler.
Gar nicht so einfach mit der Einfachheit? Ihr verzettelt euch mit den Arbeitspaketen und kommt mit euren To-dos nicht hinterher? Meldet euch einfach. Wir beraten euch gerne und bieten Trainings an.